עלייה בשימוש בעמדות המידע
במטה יהודה מדווחים השבוע על שימוש גובר והולך בעמדות המידע שהוצבו לפני כשנתיים בבניין המועצה * דדון: "היענות התושבים לשירות חוסכת את זמן ההמתנה"
במטה יהודה מדווחים השבוע על שימוש גובר והולך בעמדות המידע שהוצבו לפני כשנתיים בבניין המועצה * דדון: "היענות התושבים לשירות חוסכת את זמן ההמתנה"
מזה כשנתיים פועלות במשרדי מועצת מטה יהודה עמדות מידע ממוחשבות שנועדו לחסוך זמן יקר ולאפשר לתושבים לבצע פעולות באופן עצמאי ולחסוך את זמן ההמתנה. העמדות פועלות כחלק מאסטרטגיה מועצתית שנועדה להרחיב את רמת השימוש בכלי מידע ממוחשבים כמנוף לשדרוג השירות ולייעול תהליכי העבודה. השבוע מדווחים במועצה כי אם בתחילת הדרך היה לחלק מהתושבים ספק טבעי בדבר יעילותן של העמדות, הרי שזה התחלף בשנה האחרונה בעלייה משמעותית בשימוש בעמדות המידע.
"ההיענות ההולכת וגוברת של התושבים לשירותים הטכנולוגים המתקדמים שמעניקה המועצה חוסכת זמן המתנה מיותר", אומר ראש המועצה משה דדון. "כאשר נכנסתי לתפקידי וראיתי את התורים הארוכים המשתרכים באגפים השונים דרשתי לשנות את המצב מהיסוד. הובלנו את המועצה לעידן טכנולוגי והצבנו עמדות מידע באגפים. את התוצאות אנו רואים היום בעלייה חדה בשימוש בעמדות המידע ובתורים קצרים יותר לקבלת שירות באגפי המועצה. כיום, פעולות רבות לא מצריכות המתנה למענה אנושי ומקבלות פתרון בלחיצת כפתור".
נוסף לצעד זה, הגבירה המועצה את השירות הטכנולוגי במספר אפיקים: שדרוג מערך השרתים המועצתי והתאמת תנאי התקנתם להבטחת עבודתם הרציפה; השבחת תשתיות התקשוב של המועצה (העלאת קצב התקשורת הפנימית מ-MB100 ל-MB1,000); הקמת רשת אלחוטית ייעודית לשרות תושבים המבקרים במשרדי המועצה ושדרוג תשתיות האינטרנט לקיצור זמני שיגור וקבלת דואר אלקטרוני.
כמו כן, הוקמו מערכות שירות לתושב: מערכת מוקד פניות ציבור, מערכת ניהול תורים בוועדה לתכנון ובנייה, מערכת אינטרנטית לבירור מצב טיפול הוועדה בבקשות להיתרים ותוכניות בניין עיר (נמצאת בהקמה), מחשוב מערך שירותי הרווחה, שדרוג אתר האינטרנט של המועצה (העשרת החזות והתוכן להקלת השימוש, הקמת מערך הזמנת כרטיסים באמצעות האתר בהיכל התרבות של מטה יהודה), מחשוב שרותי הקהל של מרכז לאומניות 'יד חריף', השבחת מערכת ניהול ההיסעים, העלאת הזמינות של צוות עובדי המועצה על ידי הגברת נגישות המידע אליהם (המידע החיוני מנותב גם למכשירי הטלפון הסלולארי הצמודים לעובדים).
העמדת כלי מחשוב מתקדמים לאספקת השירותים על ידי עובדי המועצה כוללת גם את השבחת מערך הניהול הפיננסי-לוגיסטי ושירותי הגבייה, שדרוג סביבה וכלי עבודה שעומדים לרשות צוות המועצה, הקניית ידע ומיומנות לעובדי המועצה בסביבות מתקדמות, העלאת רמת אבטחת המידע של מערך המחשוב של המועצה, הטמעת נהלי עבודה והקמת מערכת למעקב ביצוע משימות.
שלב המימוש של אמנת השירות
המהלכים הטכנולוגיים היוו חלק עיקרי וחשוב במימושה של אמנת השירות שגובשה בשנת 2010 במועצה ושמה את איכות השירות לתושב בראש סדר העדיפויות. מיום הוצאתה לאור של האמנה פועלים עובדי המועצה על פי המסמך המחייב, תוך הטמעת ערכים של מקצועיות, יעילות ואדיבות בקרב העובדים. המהלכים הציבו את המועצה ועובדיה בשורה אחת עם ארגונים ציבוריים המצטיינים במתן שירות לקוחות. המעבר למתן שירות טכנולוגי לא פסח על העובדים, שעברו בשנים האחרונות לקליטת מסמכים באמצעות קבצים במקום נייר, מעבר למרכזי סריקה והדפסה במקום ריבוי מדפסות, ומעבר לסביבת עבודה משרדית ללא נייר.
התהליכים מתוכננים ומנוהלים בליווי צמוד של מנהלת מערכות המידע של המועצה, גילי אהרוני, בעלת השכלה אקדמאית והסמכה בתחום מערכות המידע.
מזה כשנתיים פועלות במשרדי מועצת מטה יהודה עמדות מידע ממוחשבות שנועדו לחסוך זמן יקר ולאפשר לתושבים לבצע פעולות באופן עצמאי ולחסוך את זמן ההמתנה. העמדות פועלות כחלק מאסטרטגיה מועצתית שנועדה להרחיב את רמת השימוש בכלי מידע ממוחשבים כמנוף לשדרוג השירות ולייעול תהליכי העבודה. השבוע מדווחים במועצה כי אם בתחילת הדרך היה לחלק מהתושבים ספק טבעי בדבר יעילותן של העמדות, הרי שזה התחלף בשנה האחרונה בעלייה משמעותית בשימוש בעמדות המידע.
"ההיענות ההולכת וגוברת של התושבים לשירותים הטכנולוגים המתקדמים שמעניקה המועצה חוסכת זמן המתנה מיותר", אומר ראש המועצה משה דדון. "כאשר נכנסתי לתפקידי וראיתי את התורים הארוכים המשתרכים באגפים השונים דרשתי לשנות את המצב מהיסוד. הובלנו את המועצה לעידן טכנולוגי והצבנו עמדות מידע באגפים. את התוצאות אנו רואים היום בעלייה חדה בשימוש בעמדות המידע ובתורים קצרים יותר לקבלת שירות באגפי המועצה. כיום, פעולות רבות לא מצריכות המתנה למענה אנושי ומקבלות פתרון בלחיצת כפתור".
נוסף לצעד זה, הגבירה המועצה את השירות הטכנולוגי במספר אפיקים: שדרוג מערך השרתים המועצתי והתאמת תנאי התקנתם להבטחת עבודתם הרציפה; השבחת תשתיות התקשוב של המועצה (העלאת קצב התקשורת הפנימית מ-MB100 ל-MB1,000); הקמת רשת אלחוטית ייעודית לשרות תושבים המבקרים במשרדי המועצה ושדרוג תשתיות האינטרנט לקיצור זמני שיגור וקבלת דואר אלקטרוני.
כמו כן, הוקמו מערכות שירות לתושב: מערכת מוקד פניות ציבור, מערכת ניהול תורים בוועדה לתכנון ובנייה, מערכת אינטרנטית לבירור מצב טיפול הוועדה בבקשות להיתרים ותוכניות בניין עיר (נמצאת בהקמה), מחשוב מערך שירותי הרווחה, שדרוג אתר האינטרנט של המועצה (העשרת החזות והתוכן להקלת השימוש, הקמת מערך הזמנת כרטיסים באמצעות האתר בהיכל התרבות של מטה יהודה), מחשוב שרותי הקהל של מרכז לאומניות 'יד חריף', השבחת מערכת ניהול ההיסעים, העלאת הזמינות של צוות עובדי המועצה על ידי הגברת נגישות המידע אליהם (המידע החיוני מנותב גם למכשירי הטלפון הסלולארי הצמודים לעובדים).
העמדת כלי מחשוב מתקדמים לאספקת השירותים על ידי עובדי המועצה כוללת גם את השבחת מערך הניהול הפיננסי-לוגיסטי ושירותי הגבייה, שדרוג סביבה וכלי עבודה שעומדים לרשות צוות המועצה, הקניית ידע ומיומנות לעובדי המועצה בסביבות מתקדמות, העלאת רמת אבטחת המידע של מערך המחשוב של המועצה, הטמעת נהלי עבודה והקמת מערכת למעקב ביצוע משימות.
שלב המימוש של אמנת השירות
המהלכים הטכנולוגיים היוו חלק עיקרי וחשוב במימושה של אמנת השירות שגובשה בשנת 2010 במועצה ושמה את איכות השירות לתושב בראש סדר העדיפויות. מיום הוצאתה לאור של האמנה פועלים עובדי המועצה על פי המסמך המחייב, תוך הטמעת ערכים של מקצועיות, יעילות ואדיבות בקרב העובדים. המהלכים הציבו את המועצה ועובדיה בשורה אחת עם ארגונים ציבוריים המצטיינים במתן שירות לקוחות. המעבר למתן שירות טכנולוגי לא פסח על העובדים, שעברו בשנים האחרונות לקליטת מסמכים באמצעות קבצים במקום נייר, מעבר למרכזי סריקה והדפסה במקום ריבוי מדפסות, ומעבר לסביבת עבודה משרדית ללא נייר.
התהליכים מתוכננים ומנוהלים בליווי צמוד של מנהלת מערכות המידע של המועצה, גילי אהרוני, בעלת השכלה אקדמאית והסמכה בתחום מערכות המידע.
![\"\"](\"http://www.m-yehuda.org.il/uploads/n/1371112076-0.jpg\")